Pour mettre en confiance et sécuriser le cadre :
1) Répartir les rôles avec (propositions): un facilitateur/animateur ; un secrétaire (compte rendu) ; un distributeur de parole ; un maître du temps.
2) Rappeler l’ordre du jour et prévoir un temps maximum pour chaque point (penser à demander si quelqu’un veut rajouter un point ou modifier l’ordre du jour).
3) Pour les grands groupes (> 8 personnes), se fixer une durée maximale pour chaque intervention. Dans ce cas, le maitre du temps prévoit des modalités pour avertir et réguler.
4) Avant de commencer, il est possible laisser 1-2 mn d’expression libre pour que chacun puisse dire comment il se sent et/ou quel est son film, groupe, plat préféré… (= mettre à l’aise et faire connaissance lors de réunions avec des nouveaux). Toujours se dire que le tour de table permet l’expression de tous, plus que la prise de parole.
5) Aborder le 1er point de l’ordre du jour.
Pendant la réunion :
1) Pour chaque point traité, l’animateur rappelle la proposition ou le questionnement.
2) Puis Il propose un temps de clarifications puis de suggestions/objections /compléments.
3) Pour chaque point traité, après les échanges, l’animateur demande si celles et ceux qui le souhaitaient se sont bien exprimés, puis propose une synthèse et vérifie que tout le monde est d’accord (faire consensus plutôt que majorité).
4) Matérialiser clairement les avancées : lorsqu’un accord fait consensus, il doit être mis en œuvre sans être sans cesse rediscuté. Tenons un registre des décisions*, daté par la personne habilitée à le faire (secrétaire).
5) Le distributeur de parole utilise une multi-liste et le maitre du temps chronomètre les interventions.
En fin de réunion :
1) Lister les décisions prises lors de la réunion et les mettre par écrit (pour diffusion).
2) Lister l’ordre du jour de la prochaine séance.
3) Rappeler le jour et l’heure de la prochaine réunion ainsi que les RDV intermédiaires.
4) Lever la séance… et convivialité !
Le relevé des décisions
